El abrir una empresa en otro País, representa retos adicionales a los de abrir una empresa en tu propio país, como son la obtención del visado, las complicaciones del idioma, la adaptación de los esfuerzos de mercadotecnia a la nueva cultura o decenas de dudas que surgen al momento de abrir y operar un negocio en otro País, pero para centrarnos en el tema, solamente mostraremos de manera breve los pasos para abrir una empresa en Japón en este año de 2022.

Una vez que ya tienes una idea concreta de que tipo de negocio quieres hacer, el Gobierno Japonés solicita que antes de iniciar operaciones, realices una serie de pasos que enumero a continuación.

Sobre el idioma.

En primer lugar, el proceso se realizará totalmente en idioma japonés, por lo cual es recomendable que si no dominas el idioma, contrates a un especialista que te ayude a realizar el procedimiento.

Tiempo del trámite.

De acuerdo a JETRO (Japan External Trade Organization), el proceso de aviso y apertura de una empresa en Japón te llevará unos meses, durante este tiempo si no resides en Japón, algunas empresas optan por contratar a un nacional japonés quien realizará los trámites y recibirá notificaciones del gobierno en una oficina temporal que también tienes que rentar (aproximadamente 3 meses).

Esta oficina es como un lugar físico temporal donde se te enviará la información y el gobierno te podrá localizar temporalmente.

¿Para qué tipo de empresa es este artículo?

Aunque en Japón existen tres tipos básicos de empresa, los cuales cada uno tienen un procedimiento específico para darlo de alta, en este artículo vamos a hablar del proceso en general y te toca investigar los detalles de acuerdo a tu tipo de negocio.

Preparativos previos a la solicitud de registro de la empresa.

Antes de iniciar el procedimiento se debe tener claro los siguientes puntos:

Definir los objetivos de la empresa.

En México, en el acta constitutiva de una empresa se describe el objeto de la sociedad y es en este apartado donde se describen las actividades a las que se dedicará la empresa.

En el caso de Japón también hay que definir los objetos a los que se dedicará la empresa salvo la diferencia de que esas serán las únicas actividades a las cuales tienes derecho a realizar.

Sobre tu marca.

Se debe de contar con una marca registrada con el nombre en letras del alfabeto, katakana o hiragana o kanji.

Previo al registro de la marca se debe de hacer una investigación de marca para determinar que no está en uso ni registrada a favor de un tercero.

Permisos

Dependiendo de la actividad a la que se dedicará tu negocio, podrías necesitar permisos adicionales por parte del gobierno o de las oficinas municipales.

Revisa si tu negocio requiere de permisos adicionales antes de ingresar la solicitud de apertura de negocio, por ejemplo, para abrir un restaurante necesitarás permisos para vender comida pero si abres una fábrica de productos químicos, tendrás que obtener permisos para el tratamiento de desechos industriales.

Sello Personal

En Japón se utilizan los sellos como en México se utiliza la firma a mano o autógrafa, por lo tanto, se tiene que crear un sello personal y se tiene que registrar en la oficina municipal donde se va a residir.

El sello se debe registrar antes de hacer la solicitud de registro de la empresa, ya que durante el proceso de apertura de la empresa se requiere que se utilice el sello de manera reiterada.

Sello de la empresa.

También se tiene que crear un sello para la empresa.

Es normal que se creen tres sellos, uno es el llamado “Daiyoin” para los trámites con el gobierno y convenios con empresas, el segundo sello es el “Ginkouin” que se utiliza en actividades con el banco y el tercer sello es un sello cuadrado que se utiliza para recibos, facturas y ese tipo de documentos.

Estos sellos se pueden comprar en una tienda especializada en sellos.

Por si te lo preguntabas, sí, en Japón hay tiendas especializadas en crear y vender sellos personales y para empresas.

Registro de la empresa.

Si ya terminaste de hacer los preparativos anteriores, es hora de registrar tu empresa.

Existen tres tipos de empresas y tienes que registrar a tu negocio en uno de estos tipos:

Empresa subsidiaria

En el caso de corporaciones, el costo solo del trámite de registro va desde los 250,000 yens en adelante.

Sucursal.

En el caso de empresas sucursales, el costo solo del trámite inicia a partir de los 100,000 yens.

Oficina representativa.

Si aún estás en la etapa de investigación de mercado o publicidad y mientras no hayas realizado actividades del negocio como venta de productos o servicios, en general no es necesario registrarse y los costos del registro e impuestos no se requiere cubrirlos.

Posteriormente para poder realizar actividades del negocio, la oficina representativa solo necesita registrarse como subsidiaria o como sucursal.

¿En quién me apoyo para hacer estos trámites?

SOLO ASESORES PROFESIONALES CALIFICADOS.

Por ley en Japón a las personas calificadas para realizar una actividad profesional se les otorga una licencia para realizar actividades profesionales legales específicas y esta licencia les permite ejercer únicamente las actividades contempladas en esa licencia.

A diferencia de México, en Japón un abogado con licencia para juicios laborables no puede ejercer actividades por ejemplo de registro de patentes.

Por lo tanto, de acuerdo a las actividades de tu negocio, deberás ponerte en contacto con alguno de los siguientes profesionales.

Abogados

Los servicios que ofrece un abogado son para cuando un cliente tiene una orden judicial o para recibir asesoramiento previo a realizar una actividad con la intención de evitar que surjan problemas legales durante la ejecución de tus actividades futuras.

Escribiente judicial.

Es la persona que realiza la presentación de documentos como: solicitudes para el registro de empresas, registro de entidades corporativas, actividades relacionadas a bienes raíces y la preparación de este tipo de documentos.

Escribiente administrativo.

Los servicios ofrecidos por este profesional incluyen la presentación de solicitudes ante el gobierno y ante instituciones administrativas. Muchas personas también contratan a este profesional para realizar los trámites relacionados para la obtención de la visa y la residencia.

Contador público certificado.

Solamente el Contador Público Certificado CPA puede realizar una auditoría, preparar los reportes y escribir una opinión sobre los resultados.

Contador fiscal.

Sus servicios están relacionados a actividades como la redacción de estados financieros, presentación de avisos fiscales, declaraciones y consultoría de impuestos, etc.

Abogado laboral y de seguridad social.

Dentro de sus actividades se encuentran los procedimientos relacionados a las leyes laborales, seguro social, gestión laboral, resolución de conflictos laborales.

Abogado de patentes y propiedad intelectual.

Realiza actividades referentes a la propiedad industrial, que incluyen presentación de solicitud de registro de modelos de utilidad, marcas y patentes.

Notificaciones

Una vez que se realizó el registro de la empresa, el siguiente paso es realizar la notificación de apertura de empresa ante diferentes instituciones como la oficina de impuestos, la oficina de seguridad social y otras oficinas de acuerdo a tu negocio específico.

Estos procedimientos se realizan en diferentes momentos que van desde 10 días hasta 3 meses después de hacer el registro de la empresa.

Para realizar estos procedimientos normalmente las empresas contratan a los profesionales como el contador de impuestos, el abogado de seguridad social y a otros, según cada tipo de negocio.

Informes y notificaciones en el marco de la Ley de Control de Comercio Exterior.

Si tu negocio está relacionado a la seguridad nacional, orden público, seguridad pública, etc. necesitas realizar una notificación previa al Banco de Japón BOJ. Para otro tipo de negocios, necesitas hacer un reporte al BOJ el día 15 del mes siguiente en el que abriste la empresa.

Notificación de impuestos.

Se debe hacer la notificación de apertura de negocio ante la oficina municipal de impuestos, se recomienda asesorarse con un profesional para la notificación de impuestos.

Notificación de seguridad social.

Por ley, todas las empresas con trabajadores deben de estar inscritas en el Sistema de Seguridad Social.

La Seguridad Social en este País incluye el Seguro de Salud y la Pensión.

Visa

Necesitas tener una visa de negocios “Business manager visa” o una visa de residente.

En cualquiera de los casos, son un tema aparte y se necesita dedicarle uno o varios artículos adicionales.

Abriendo tu primera oficina

Rentando el inmueble

Aquí empiezan algunos detalles importantes.

Se requiere tener un domicilio para realizar el registro de la empresa, así como las notificaciones, aplicar para los certificados y para abrir una cuenta bancaria.

Para rentar una oficina hay que saber que las prácticas sobre la renta de inmuebles son muy diferentes a comparación de México, por ejemplo, una vez que se realice el contrato de un local en algunas ocasiones tienes que hacer un depósito de 10 meses de anticipo por cualquier daño en la propiedad que puedas hacer durante la ocupación.

Este monto se te devolverá al momento de desalojar el inmueble, menos un descuento de los gastos de restauración que realice el propietario del inmueble.

Para ayudarte a conseguir una oficina también hay empresas especializadas en buscar oficinas y aunque son las menos, algunas pueden contar con servicio de traducción.

Teléfono

Es necesario que compres un número local de telefonía.

Seguros

Es obligatorio contar con un seguro contra incendios para compensar al dueño del inmueble en caso de accidentes.

COMENTARIOS FINALES.

En este artículo hemos dado un vistazo general de los pasos para abrir una empresa en Japón, pero dependiendo del tipo de empresa o negocio que abras, puede ser que tengas que realizar trámites adicionales.

También te surgirán un montón de dudas respecto a el visado de negocios, como rentar una vivienda para ti, cómo hacer los procedimientos si no hablas el idioma, dónde te puedes asesorar para ver más detalles del caso específico, qué organizaciones en México o en Japón me pueden apoyar para conseguir mis objetivos, pero cada uno de esos temas hay que tratarlos a detalle en siguientes artículos.

Esta y otras preguntas te invitamos a compartirlas con la Red Global MX, Capítulo Japón, grupo de empresarios y emprendedores.

Si estás interesado en realizar networking con empresarios y emprendedores mexicanos en Japón, te invitamos a que te unas a la red.

Author

Ing. Roberto Ríos Ramírez

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